Dire la cosa giusta nel momento giusto

Cosa c'è dietro

Le persone smettono per 2 motivi opposti: sanno troppo, o sanno troppo poco. A chi è appena arrivato racconti tutto il primo giorno e lo travolgi. A chi lavora con te da mesi non dici niente e lui si sente fuori.

Chi guida è pagato, in un certo senso, per filtrare. La regola sta in una riga: l'informazione giusta, alla persona giusta, nel momento giusto, con il mezzo giusto. Quando invii qualcosa a una persona del gruppo, falla passare da 3 domande:

1. Quale informazione? Solo quella che le serve adesso.
2. In che modo? Il mezzo cambia il messaggio.
3. Quando? Le informazioni hanno un ordine, come i capitoli di un libro.

Di solito si dice troppo. Meno è meglio.

I canali non si equivalgono

• Messaggio di testo: promemoria, indirizzi, link, materiali. Mai per una conversazione delicata.
• Telefonata: porta il tono di voce, che spesso vale più delle parole.
• Audio: sotto il minuto, o non lo ascolta nessuno fino alla fine.
• Video: per mostrare, non per spiegare a lungo.
• Videochiamata: 1 a 1 per seguire una persona, di gruppo per formare più persone insieme.
• Chat di gruppo: solo tra persone con le stesse responsabilità o per cose mirate, con un obiettivo preciso e una durata limitata.
• Lista broadcast: annunci uguali per tutti, senza discussione.
• Dal vivo: 1 a 1 o di gruppo, per i momenti importanti. Batte tutti gli altri.
• Email: con professionisti e persone abituate a usarla.
• Lettera scritta a mano: la più sottovalutata. Proprio perché non la scrive più nessuno, resta.

La direzione conta

Immagina un'azienda a piramide. Le informazioni che scendono vanno filtrate, quanto basta. Quelle che salgono devono arrivare veloci, non filtrate, in modo neutro.

Con il tuo gruppo è uguale:

• Verso chi guidi: filtra. Con una persona nuova l'errore più comune è dire troppo, subito.
• Verso chi ti guida: tutto, presto, senza colorire. Le cose che non vanno e anche quelle che vanno.
• Di lato, tra pari di gruppi diversi: qui le informazioni diventano chiacchiere. Passa da chi guida.

La tua abilità è restare in contatto con le persone e intervenire subito. Per farlo devi ricevere le notizie il più velocemente possibile, anche da chi è più lontano da te.

Un'immagine usata in formazione: il ragno siamo noi, la ragnatela è il gruppo. Il ragno sta al centro e sente ogni vibrazione, anche quella sul filo più lontano. Se una notizia ti arriva dopo una settimana, la tela ha un buco.

Con una persona nuova, in ordine

Il principio si vede bene con chi sta conoscendo quello che fai.

• Prima della presentazione: una telefonata o un incontro 1 a 1 per capire cosa le interessa. Poche informazioni, molte domande.
• Il giorno stesso: un messaggio con le cose pratiche (ora, luogo o link, come collegarsi).
• Durante: la presentazione completa, dal vivo o in videochiamata. È il momento delle informazioni grosse.
• Subito dopo: un materiale scritto da rileggere con calma.
• Se dice sì, entro 24 ore: un incontro 1 a 1, dal vivo o in videochiamata, per partire.
• Entro 72 ore: come iniziare davvero, i primi passi concreti, di nuovo 1 a 1.

Ogni passo ha il suo mezzo. Una cosa pratica sta bene in un messaggio, una cosa importante va detta a voce.

Errore da evitare

Usare il canale più comodo per te invece di quello giusto per lei. Un messaggio vocale di 6 minuti per spiegare una cosa delicata è comodo da registrare. Dall'altra parte arriva come un peso. Se l'informazione conta, alza il telefono o vedila di persona.