Quando tutto sembra urgente

Cosa c'è dietro

Quello che è importante e non viene fatto, prima o poi diventa urgente. Le cose urgenti si fanno di corsa, quindi spesso male, e generano altri problemi. Una buona pianificazione serve proprio a questo: a non ritrovarti con cose importanti e urgenti insieme.

Una correzione sentita in aula: non è che non abbiamo tempo, è che non lo gestiamo. Chi pianifica agisce. Chi non pianifica reagisce a quello che arriva.

La matrice

Dividi le cose da fare in 4 riquadri, secondo 2 domande: è importante? è urgente?

• Importante e urgente: fallo ora.
• Importante e non urgente: pianificalo. È qui che dovresti passare la maggior parte del tempo, perché è qui che si costruisce.
• Non importante ma urgente: delegalo.
• Né importante né urgente: lascia perdere. È tempo perso.

È la matrice resa famosa da Stephen Covey, che la faceva risalire al presidente statunitense Eisenhower. Con un po' di pratica impari a riconoscere a colpo d'occhio in quale riquadro sta una cosa.

A, B, C

Per la lista della settimana usa 3 lettere:

• A: devo farlo.
• B: dovrei farlo.
• C: sarebbe piacevole farlo.

Le A vanno in agenda per prime, nelle ore migliori. Per come ordinare la giornata e scegliere cosa tagliare, vedi Trovare tempo per le cose che contano.

Un criterio per capire se hai pianificato bene: a fine settimana dovresti aver fatto circa il 70 o l'80% di quello che avevi scritto. Se hai fatto tutto, avevi messo poco in lista.

5 regole veloci

1. La regola dei 3 minuti. Se una cosa richiede meno di 3 minuti, falla subito: scriverla e ricordarla costa di più. Qualcuno la allarga a 10 minuti.
2. Le 3 C contro le distrazioni: connettiti, comunica, chiudi. Una telefonata, un messaggio, una conversazione: entri, dici quello che serve, chiudi.
3. Il meglio è nemico del bene. Rifare 3 volte una cosa per renderla perfetta toglie tempo a quella dopo.
4. Tutto quello che fai con l'energia bassa o lo fai male o lo devi rifare. Le cose importanti mettile quando sei carico.
5. Delega quello che vale meno di un'ora del tuo lavoro, comprese alcune commissioni personali.

E una regola sulle persone: chiarire le aspettative all'inizio di ogni appuntamento fa risparmiare tempo a tutti. C'è differenza tra essere disponibile ed essere a disposizione.

La sera e la settimana

Ogni sera 10 o 15 minuti: prima gli impegni di domani, poi le priorità. Una volta a settimana mettiti al tavolo con la lista delle prossime 1 o 2 settimane. Accanto a ogni voce scrivi se è importante, urgente o tutte e 2, e quanto tempo richiede. Per esempio:

• rifare la lista dei contatti: importante, 1 ora;
• preparare i contenuti della settimana: importante e urgente, 1 ora;
• prenotare il dentista: 10 minuti, si fa subito;
• organizzare la cena con gli ex compagni: 10 minuti, si fa subito.

Il ciclo completo ha 6 passi: fissare gli obiettivi, decidere i compiti, pianificare il tempo, eseguire, analizzare il risultato, informare chi deve sapere.

Su cosa ti impegni

Non conta quanto ti impegni, ma su cosa. Gran parte del tempo spesa sulle cose sbagliate produce pochi risultati, una piccola parte spesa su quelle giuste ne produce quasi tutti.

Qualche frase dagli appunti:

• Abbasso il "tanto per". Ogni attività fatta per riempire il tempo è tolta a una che conta.
• Sii la persona a cui non si chiede conferma: se dici che lo fai, lo fai.
• Nessuna pianificazione batte l'intensità dell'impegno. Il piano dice dove andare, l'impegno ti porta.
• Se vuoi vivere la vita che vuoi, devi saper gestire anche le cose che non vuoi.

Errore da evitare

Fare la lista senza segnare il tempo. Una lista senza minuti accanto sembra sempre fattibile, finché non arrivi a sera.